Se l’email non riesce: come evitare le insidie

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L’Independent riporta in un articolo le frasi più detestate nelle email. Secondo un’indagine della società di software Adobe, condotta su un campione di 1.000 lavoratori negli Stati Uniti, le frasi più odiate si trovano nelle email scritte per ricordare al destinatario che la risposta non è ancora arrivata.

“Non sono sicuro se hai visto la mia ultima email” è stata citata come la frase più odiata da un quarto degli intervistati.

“Nonostante sia il modo più rapido ed efficiente per comunicare, esprimersi in modo chiaro e educato via email può essere complicato” spiega Kristen Naragon, direttore delle soluzioni email di Adobe.

È seguita da “per la mia ultima email” (13%) e da “per la nostra conversazione” (11%).

“Le emozioni e gli intenti sono talvolta difficili da comunicare via email, quindi alcune frasi possono avere un impatto negativo sulla produttività e sulla cultura”, dice a CNBC

Naragon ha aggiunto che dire la cosa sbagliata in una email può contribuire a un ambiente di lavoro tossico, portando a relazioni tese tra colleghi.

“I tuoi colleghi potrebbero scegliere di non rispondere per frustrazione. Questo può danneggiare le relazioni e, in definitiva, il morale”.

Il tono dell’email è importante: l’email non è solo uno strumento veloce per comunicare, è il modo con cui le imprese aprono, consolidano e a volte compromettono le relazioni.

La formazione per scrivere le email è una possibilità concreta per salvare e migliorare le relazioni. State certi che i destinatari, colleghi, clienti, o qualsiasi altro partner dell’impresa, si accorgeranno se la cortesia sarà esagerata, così come noteranno l’aggressività malcelata o l’enfasi inopportuna.

Se volete che la vostra email si distingua, sia letta e sia interpretata, ecco, in sintesi, secondo la società di consulenza linguistica The Writer cosa dovete per evitare le insidie:

  1. Pensate a chi state scrivendo: l’email non riguarda solo voi. Cosa devono sapere? Come volete che si sentano dopo aver letto la vostra email? E cosa volete che facciano?
  2. Trattate l’oggetto dell’email come un titolo. Deve “agganciare” il destinatario. Evitate frasi generiche, impersonali (ad esempio informazioni importanti)
  3. Cercate di mantenere le frasi in 25 parole e i paragrafi più brevi di sei righe. Quando avete finito di scrivere l’email rileggetela e provate a tagliarla di un 20% senza perdere il significato.
  4. Non pensate solo a quello che state dicendo, ma a come lo state dicendo. Scrivete in modo diretto ma educato, come se la persona fosse accanto a voi. Non è facile trasmettere emozioni e intenzioni con le parole, ma è facile irritare chi ci legge, dare dimostrazione di fretta e superficialità, come se non ci importasse più di tanto.

Per essere semplici e dire tutto ci vuole esercizio, ma tenete a mente che le parole distinguono l’impresa e possono migliorare il modo con cui gestite le relazioni con i clienti, con i colleghi, con i partner aziendali.

By stefanosandri

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