Prima di scrivere un’email

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Passate circa un terzo del vostro tempo a leggere e scrivere email.
Leggete e scrivete in fretta perché c’è sempre una telefonata a cui rispondere o una riunione che vi aspetta.
Per mettere ordine alla frenesia del lavoro ed evitare incomprensioni spiacevoli è opportuno tenere a mente alcune regole.

Scrivete solo se è necessario.

Quando scrivete a qualcuno chiedete la sua attenzione e l’attenzione è già poca. Niente di peggio che scrivere male o in modo approssimativo. Le caselle di posta elettronica sono spesso intasate.

In media solo due su dieci leggono tutta l’email.
Il destinatario che riceve un messaggio di posta troppo lungo, magari con un oggetto impreciso e un contenuto confuso, di solito lascia perdere. Alcuni si irritano. Il tempo è prezioso per tutti.

Avete fatto un passo falso. Avete dato un’immagine pessima dell’azienda e di voi stessi.
Il destinatario potrebbe iniziare a considerarvi come uno scocciatore.
Nel caso dobbiate scrivere un’email più complessa, con informazioni articolate o argomenti delicati, prendetevi il giusto tempo per chiarirvi le cose da dire. Annotate i punti da sviluppare, così eviterete di dimenticare qualcosa di essenziale.

Ricordate che lo schermo del computer, del tablet o dello smartphone è come una finestra: costringere il destinatario ad aprirne troppe gli farà perdere la pazienza. Tenete a mente che la sintesi è importante, ma non deve essere esercitata a danno della logica. La comprensibilità è anche una forma di rispetto e di cortesia. In azienda scrivete per fare chiarezza a voi e agli altri, non per complicare le cose.

Pensate sempre a chi state scrivendo.

Scrivete per comunicare; se volete che la comunicazione sia utile usate un linguaggio adatto al destinatario.
La sintonia fra mittente e destinatario crea empatia, vera condivisione dei contenuti.

In conclusione: se avete deciso che l’email è necessaria iniziate a concentrarvi sul destinatario.
Riflettete sul tono adeguato da usare e preparate l’elenco degli argomenti da esporre.
Queste sono le cose essenziali da ricordare, prima di scrivere un’email.

By stefanosandri

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